Essensbestellung

Mit der Essensbestellung können Eltern das Essen für ihre Kinder bequem vorbestellen, sowie ihre Monatsrechnung einsehen. Als Einrichtung haben Sie die Möglichkeit den Speiseplan einzutragen und automatisch eine PDF-Datei als Bestellliste zu generieren, sowie die Monatsrechnung für die Einrichtung einzusehen.

Aktivieren Sie zunächst das Modul Essenbestellung im Administrationsmenü und wählen danach eine Gruppe aus, in der das Essen bestellt werden soll.

Hinweis: Wenn Sie die Essenbestellungen gruppenübergreifend für alle Kinder abfragen wollen, aktivieren Sie das Modul in der Willkommensgruppe. Wenn Sie gruppenindividuelle Essen einstellen und Bestellungen abfragen wollen, aktivieren Sie das Modul in den einzelnen Gruppen (dann bitte nicht in der Willkommensgruppe aktiveren, weil es sonst bei der Abo-Funktion zu Problemen kommen kann).

Einstellungen des Moduls „Essensbestellung“ 

1. Gehen Sie in der Gruppe auf Essensbestellungen, klicken Sie auf das Zahnrädchen oben rechts und wählen Einstellungen aus. 

2. Konfigurieren Sie die Einstellungen wie gewünscht. 

• Bestellzeit 

• Standardpreis 

• Online-Bezahlung. Sprechen Sie uns an, wenn Sie diese Funktion nutzen möchten! 

• Automatische Essensauswahl (Abonnement):  

Die Essensbestellung ist nur in einer Gruppe aktiviert und es wird nur ein Essen pro Tag angeboten? Dann können Sie Ihren Eltern die Abofunktion anbieten. Das Essen wird immer automatisch für die im Kinderprofil hinterlegten Tage bestellt. 

• Abbestellung 

• Menüplan wiederholen 

Setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen, erscheint unten auf der Seite die Möglichkeit einzugeben nach wie vielen Wochen sich der Menüplan wiederholen soll 

• Berücksichtigung von Krankmeldungen: Wird diese Funktion ausgewählt, werden Eltern bei Abgabe der Krankmeldung gefragt, ob das bestellte Essen für die angegebenen Abwesenheitstage storniert werden soll oder Sie das Essen abholen möchten( sofern zuvor aktiviert:

Jetzt kann es los gehen.  

3. Öffnen Sie das Modul „Essensbestellung“ im „Gruppen-Menü“ 

4. Sie finden drei Reiter (Küche, Kita, Eltern), wobei für die Eltern nur der Reiter Eltern sichtbar ist 

5. Klicken Sie auf Gericht hinzufügen, erfassen Sie die Gerichte für die jeweilige Kalenderwoche und klicken am Ende der Seite auf „Speichern“.

Sicht des Caterers – Der Reiter „Küche“

Tipp: Laden Sie Ihren Caterer in die App ein. Enthält der Benutzername das Wort „Caterer“ und der Haken bei “Mitglied ist Mitarbeiter“ ist gesetzt, bekommt er ausschließlich auf den Reiter Küche Zugriff. 

1. Öffnen Sie das Modul „Essensbestellung“ im „Gruppen-Menü“ und wählen Sie den Reiter „Küche“ 

Klicken Sie Essen wird angeboten und auf Gericht hinzufügen und erfassen Sie die Gerichte für die jeweilige Kalenderwoche. Klicken am Ende der Seite auf „Speichern“. Oder laden Sie den Speiseplan hoch. Wie das funktioniert, wird unter dem kleinen i verraten. 

Unter Bestellungen ist die Anzahl der bestellten Essen einsehbar. Mit dem Klick auf PDF erzeugen lässt sich eine Wochenübersicht erstellen und herunterladen. 

Sicht der Kita – Der Reiter „Kita“

Hier können Sie sich die täglichen oder wöchentlichen Bestellungen anschauen, bzw. stornieren und nach Gruppen sortieren.  

Unter dem Reiter Monatsabrechnung haben Sie folgende Optionen: 

1. Wählen Sie einen Monat aus und schauen Sie sich die Anzahl der bestellten Essen und die Gebühren der einzelnen Kinder an.  

2. Gehen Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Betrag und Sie sehen, an welchen Tagen für das jeweilige Kind bestellt wurde. 

3. Erzeugen Sie ein PDF und Sie bekommen eine Auflistung der Essensbestellungen nach Kindern sortiert. 

4. Für den Export der Daten scrollen Sie in der Hilfe weiter nach unten zu Wie exportiere ich die Essensbestellungen korrekt nach Excel (z. B. für Adebis)? 

Bestellliste und Monatsabrechnung

1. Unter dem Reiter Bestellungen finden Sie eine Übersicht über das bestellte Essen. Sie haben die Möglichkeit nach Datum eine PDF als Bestellliste zu generieren und können diese dem Caterer übermitteln. 

2. Unter dem Reiter Monatsabrechnung finden Sie eine Übersicht über die Anzahl der bestellten Essen pro Kind mit Gesamtpreis. Auch hier können Sie automatisch eine PDF als Monatsabrechnung generieren. 

Wie exportiere ich die Essensbestellungen korrekt nach Excel (z. B. für Adebis)?

Wenn Sie einen Excel-Export für den Abgleich in Adebis oder einem anderen Verwaltungsprogramm durchführen möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Export in der App erstellen
   • Navigieren Sie in der App zum Tab Essensbestellungen > Kita > Monatsexport.
   • Wählen Sie den gewünschten Monat aus.
   • Klicken Sie auf Essensbestellung Export.
2. Excel-Datei korrekt öffnen, um Formatierungsfehler zu vermeiden
   Beim Öffnen der Excel-Datei kann es vorkommen, dass Excel bestimmte Geldbeträge fälschlicherweise als Datumswerte interpretiert. Um dies zu vermeiden, sind folgende Schritte notwendig:
   • Öffnen Sie die exportierte Excel und wählen Sie Daten > Aus Text/CSV.
   • Wählen Sie dort nochmals die zuvor exportierte Datei aus.
   • Stellen Sie bei der Datenerkennung die Option „Datentypen nicht ermitteln“ ein.
   • Klicken Sie auf Laden.

Auf diese Weise werden alle Felder korrekt mit den ursprünglichen Geldbeträgen übernommen.

📷 Zu jedem Schritt finden Sie ein erklärendes Bild. Die Abbildungen sind in der richtigen Reihenfolge angeordnet und dienen der besseren Orientierung.

Eltern bestellen Essen vor

1. Eltern haben die Möglichkeit das Essen für ihr Kind vorzubestellen. Hierfür wird die Anlage des Kindes benötigt.

2. Eltern können die von Ihnen hinzugefügten Gerichte auswählen und klicken am Ende der Seite auf „Bestellung abschließen“. 

3. Im Reiter Monatsabrechnung finden die Eltern die jeweilige Monatsabrechnung und können diese bei Bedarf auch als PDF herunterladen 

Essensabholung bei Krankheit aktivieren

Mit der Option „Essensabholung bei Krankheit“ können Eltern angeben, dass sie ein bereits bestelltes Essen trotz krankheitsbedingter Abwesenheit ihres Kindes abholen möchten.

So aktivieren Sie die Funktion:

1. Öffnen Sie Administration.
2. Wechseln Sie zu Module → Abwesenheiten.
3. Aktivieren Sie die Option Essensabholung bei Krankheit.
4. Speichern Sie die Änderungen.
5. Im Abwesenheitsmodul in der Gruppe haben Sie dann die Möglichkeit zu sehen wer das Essen abholen möchte

Was sehen die Eltern?

Sobald die Funktion aktiviert wurde, erscheint im Elternbereich des Moduls Abwesenheiten bei einer Krankmeldung die zusätzliche Auswahlmöglichkeit „Essensabholung bei Krankheit“.

Eltern können diese Option auswählen, wenn sie das bereits bestellte Essen ihres Kindes trotz der Abwesenheit abholen möchten.

Erklärvideo